Nos canaux de communication internes
Il existe deux grandes familles de communications internes à l’UdeM : les canaux d’information, qui rendent compte de la vie universitaire, et les communications avec la communauté, qui regroupent messages d’intérêt, avis, directives, alertes et notifications de toutes sortes, le plus souvent liés à l’administration et aux services. Le choix du canal de diffusion varie en fonction du public ciblé, du contenu à diffuser et des objectifs de communication : nos conseillères sauront vous aiguiller vers les bons outils.
À cela s’ajoutent les canaux utilisés par les facultés et les services pour joindre leurs personnels respectifs et la communauté étudiante (sites Web, Mon UdeM, infolettres, courriels, écrans numériques, etc.) : communiquez directement avec les unités pour connaître les outils dont elles disposent ainsi que les modalités de diffusion.
Information
Les canaux d’information rendent compte de la vie universitaire, de l’actualité et des activités qui animent nos campus. Plusieurs des plateformes utilisées pour la diffusion de l’information sont publiques et ne sont pas strictement réservées aux membres du personnel ou de la communauté étudiante. Mais certains contenus visent plus particulièrement l’un ou l’autre de ces deux groupes. La plupart des canaux énumérés dans cette section sont sous la responsabilité du Bureau des communications et des relations publiques (BCRP).
Site UdeMNouvelles
UdeMNouvelles est la principale vitrine d’actualité universitaire de l’UdeM. Ce site diffuse des articles sur divers sujets susceptibles d’intéresser autant la communauté interne que le grand public : nouvelles de la recherche, actualité de nos campus, portraits de membres de la communauté, annonces institutionnelles.
L’équipe de l’information est responsable de la rédaction des articles publiés sur UdeMNouvelles. Elle publie aussi périodiquement des articles rédigés par des collaborateurs et collaboratrices des facultés ou des services, notamment dans la section Communauté du site. Pour soumettre une nouvelle, une idée d’article ou un texte pour diffusion sur UdeMNouvelles, écrivez-nous à nouvelles@umontreal.ca.
Calendrier UdeM
Le Calendrier UdeM diffuse toutes les informations factuelles à propos des activités organisées sur les campus de l’UdeM et en lien avec la communauté universitaire. Il est accessible depuis de nombreux sites Web de l’UdeM, dont UdeMNouvelles, les sites facultaires et <umontreal.ca>, et peut être également consulté à partir de la plateforme Mon UdeM.
Toute personne de la communauté de l’UdeM peut faire une demande de création de compte afin d’annoncer de manière autonome des activités dans le Calendrier UdeM. Une brève formation auprès de l’équipe du BCRP est à prévoir. Un visuel de 300 x 300 pixels est également requis pour publier dans le Calendrier UdeM. Pour soumettre une demande de formation ou pour toute question sur le calendrier, écrivez-nous à calendrier@umontreal.ca.
Infolettre La Quotidienne
La Quotidienne propose, du lundi au vendredi, une sélection de quelques-unes des manchettes puisées à même le site UdeMNouvelles. Les articles de cette infolettre portent autant sur la recherche que sur la vie universitaire et les réalisations de membres de la communauté. La Quotidienne sert de principal canal de diffusion des actualités auprès de la communauté universitaire, mais aussi du grand public et des diplômés et diplômées.
Pour s’y abonner, consultez la page d’abonnements aux infolettres d’UdeMNouvelles. La Quotidienne fait également la promotion d’activités annoncées dans le Calendrier UdeM.
Infolettre hebdomadaire thématique
Une infolettre thématique est également diffusée une fois par semaine, le vendredi. L’Hebdomadaire reprend l’intégralité des nouvelles publiées pendant la semaine dans l’une ou plusieurs des cinq catégories du site UdeMNouvelles : santé, sciences, société, culture, communauté. Pour s’abonner à L’Hebdomadaire, consultez la page d’abonnements aux infolettres d’UdeMNouvelles.
Revue de presse Dans les médias
La revue de presse Dans les médias est publiée chaque jour de la semaine sur UdeMNouvelles et rend compte de la présence médiatique de l’Université et des membres de sa communauté. Elle propose une sélection d’articles ou de reportages diffusés dans les médias de par le monde, imprimés comme audiovisuels.
Cette sélection ne recense que les articles et reportages dans lesquels l’Université de Montréal est explicitement mentionnée et qui mettent en valeur les réalisations ou l’expertise des membres de sa communauté. Les membres du corps professoral et les unités (départements, facultés, centres de recherche) ont accès à leur propre revue de presse personnalisée grâce aux filtres du moteur de recherche du site UdeMNouvelles.
Pour vous abonner à la revue de presse, consultez la page d’abonnements aux infolettres d’UdeMNouvelles. Pour toute question sur la revue de presse, écrivez-nous à nouvelles@umontreal.ca.
Affichage numérique UdeMTélé
Le réseau d’affichage numérique sur les écrans des campus diffuse des capsules d’information d’intérêt pour la communauté étudiante : activités tenues sur les campus, campagnes institutionnelles, dates importantes, activités organisées par les associations étudiantes, etc. La publicité en provenance de commanditaires externes est interdite, comme partout ailleurs sur les campus. Consultez les spécifications pour faire une demande d’affichage sur le réseau des écrans des campus.
Médias sociaux
L’équipe du BCRP gère les comptes institutionnels Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter et YouTube. L’audience de ces médias sociaux ne se limite pas, bien entendu, à la communauté universitaire. Les comptes Facebook et Instagram relaient néanmoins des contenus susceptibles d’intéresser les étudiants et étudiantes : activités universitaires, nouvelles de la recherche, prix et distinctions, etc.
Les comptes Twitter et LinkedIn, pour leur part, relaient des contenus de nature universitaire et institutionnelle, incluant certaines offres d’emploi. Quant au compte YouTube, il diffuse les productions vidéos de l’Université et les captations de certaines activités organisées sur nos campus.
Pour faire une demande de publication sur nos réseaux sociaux, écrivez-nous à bcrp@umontreal.ca.
Communications avec la communauté
Les messages à la communauté, avis, directives, alertes et notifications diverses sont le plus souvent liés à l’administration et aux services. Les avis et directives sont des messages relatifs à des mesures à suivre ou à des opérations planifiées sur les campus de l’Université. Les membres de la communauté peuvent s’abonner à toute une variété d’avis non urgents liés à différents aspects de la vie sur nos campus : activité de dernière minute, changement au fonctionnement habituel d’un service, travaux à venir, interruption planifiée d’un service, etc. En cas d’urgence, un système d’alerte diffuse sur de nombreuses plateformes des messages en fonction de la nature de l’urgence.
Voici un aperçu des principaux canaux par lesquels l’Université communique des messages d’intérêt et des avis aux membres du personnel et, dans certains cas, de la communauté étudiante.
Courriel institutionnel @umontreal.ca
Le courriel institutionnel est utilisé pour communiquer avec la communauté universitaire ou de grands groupes de personnes : membres de tous les personnels, membres du personnel enseignant, communauté étudiante, parfois également personnes diplômées et retraitées.
L’envoi de tels courriels de masse est fait avec parcimonie et se limite surtout aux cas de figure suivants : messages du recteur; position institutionnelle ou état de la situation dans un dossier de large portée; alertes ou communications urgentes; invitation à participer à une activité institutionnelle d’envergure.
Seuls le BCRP et la Direction des ressources humaines (DRH) peuvent procéder à l’envoi de courriels de masse aux membres de la communauté. Ces courriels sont envoyés à partir des boîtes aux lettres répertoriées ci-dessous.
Nom de la boîte aux lettres émettrice
- Recteur UdeM
- Communications UdeM
- DRH - Direction des ressources humaines
- Vice-rectorat – Administration et finances
- Vice-rectorat – Affaires étudiantes et études
- Vice-rectorat – Partenariats communautaires et internationaux
- Vice-rectorat – Planification et communication stratégiques
- Vice-rectorat – Recherche, découverte, création et innovation
- Vice-rectorat – Ressources humaines et affaires professorales
- Secrétariat général
Mon UdeM
Mon UdeM est une plateforme de type portail réservée aux membres de la communauté universitaire. Elle permet à toute unité d’enseignement et à tout service de diffuser des avis et des messages auprès de leur propre personnel ou de leur communauté étudiante particulière. Mon UdeM sert également à la DRH à communiquer avec les membres du personnel de l’Université, en plus d’héberger une panoplie de documents de référence et de guides à l’usage des employés et employées. Consultez la page Mes préférences et abonnements de Mon UdeM pour vous abonner au fil de communication de votre choix.
Pour en savoir davantage sur Mon UdeM, consultez :
- le guide d’utilisation, qui fournit des conseils utiles aux membres de la communauté pour paramétrer leurs profils d’utilisateur;
- le guide de contribution, qui explique les modalités d’utilisation de la plateforme par les unités pour communiquer avec leurs communautés respectives.
Les facultés et services qui désirent diffuser de l’information auprès de leurs publics par l’entremise de Mon UdeM sont invités à communiquer avec les Technologies de l’information (TI).
Mon UdeM : Mémo
Mémo est une section protégée de la plateforme Mon UdeM réservée exclusivement aux cadres académiques et administratifs. Les communications diffusées dans Mémo ne s’adressent qu’à cette catégorie d’employés. Tout service peut communiquer directement avec les quelque 400 gestionnaires de l’UdeM dans Mémo : il lui suffit de désigner une personne de son équipe pour suivre auprès de la DRH ou des TI une formation à l’utilisation de la plateforme. Pour soumettre une demande de formation, écrivez-nous à bcrp@umontreal.ca.
Les services sont responsables de la rédaction et de la révision de leurs messages : le BCRP offre un service conseil et de relecture. Tant qu’un service ne dispose pas d’une personne formée à l’utilisation de Mémo, l’équipe du BCRP peut se charger de la diffusion de ses messages. Consultez Mon UdeM pour en apprendre davantage sur l’utilisation de Mémo.
Sites Web
Un nombre croissant de sites Web de services proposent un module d’abonnement à des avis et directives en lien avec le contenu du site, comme par exemple le site de la Direction des immeubles. Les abonnés reçoivent un avis par courriel à chaque nouveau message publié sur le site Web. La diffusion de ces messages est sous la seule responsabilité des gestionnaires du site Web en question.
Communications en cas d’urgence et d’alerte météo
En situation d'urgence, le site Urgence UdeM devient le point de chute de toutes les communications officielles de l’Université. Ce site précise l’ensemble des canaux d’information utilisés dans le cas d’une urgence ou d’une alerte météorologique, y compris les instructions pour télécharger l’application mobile Rave Guardian.
Lorsqu’une urgence est déclarée, le site se transforme en une centrale de nouvelles dynamique où sont affichées les communications en temps réel. De plus, un bandeau rouge d’urgence devient alors visible sur tous les sites du domaine <umontreal.ca>, bandeau qui renvoie directement au site Urgence UdeM. C’est également sur ce site que sont diffusés les avis de suspension ou de maintien des activités en cas d’alerte météorologique.
Avis de décès
Les avis de décès annoncent le décès des personnes employées de l’UdeM ou d’un ou une de leurs proches (parents, conjoint ou conjointe, enfants) ainsi que celui des membres du personnel retraité. Ils fournissent des informations de base sur la cérémonie et les causes à soutenir par des dons en mémoire de la personne disparue. En général, ces avis sont diffusés avant le service funèbre, mais peuvent aussi l’être après la cérémonie. Les personnes qui désirent recevoir ces avis par courriel doivent s’y abonner. Toute personne ou unité peut demander la diffusion d’un avis de décès en fournissant les informations de base par courriel à l’adresse bcrp@umontreal.ca.
Sondages auprès de la communauté universitaire
Comme pour l’envoi de courriels de masse, l’envoi de sondages à la communauté de l’Université de Montréal est fait avec parcimonie. Pour plus d’information, consultez le site Sondages de l’Université. Pour toute question sur la façon de faire parvenir de sonder les membres de la communauté de l’UdeM : sondages@umontreal.ca.